Dokumentationspflicht im Vergabeverfahren - Nicht zu unterschätzen!

Der öffentliche Auftraggeber muss das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend dokumentieren.

Insbesondere sind Projekte, deren Umsetzung mit der Gewährung von Fördermitteln in Verbindung stehen, noch lange nach Vertragsschluss dem Risiko einer Rückforderung der Fördergelder ausgesetzt, soweit keine oder eine unzureichende Dokumentation vorgenommen wurde, die beispielsweise auf die Begründung von Ausnahmetatbeständen verzichtet hat. Die Dokumentationspflicht erstreckt sich nicht nur auf den formalen Verfahrensablauf, sondern auch auf die Maßnahmen, Feststellungen und Begründungen der einzelnen Entscheidungen.


Für den Auftraggeber ist die ordnungsgemäße Dokumentation deshalb anspruchsvoll, weil es zahlreiche und verstreute Rechtsgrundlagen gibt, sich diese aber teilweise nicht in den Regelungen zum Vergaberecht finden, sondern sich erst aus Richterrecht und der Gesetzesbegründung ergeben. Das heißt, dass sich der Auftraggeber mit einem Blick in die Vorgaben des Vergaberechts nicht sicher sein kann, was er zu dokumentieren hat und welche inhaltliche Tiefe hiermit einherzugehen hat.


Die Dokumentation hat sich nach den einzelnen Stufen des Verfahrens, den einzelnen Maßnahmen des öffentlichen Auftraggebers sowie den maßgebenden Feststellungen und Begründungen der einzelnen Entscheidungen zu richten. Insbesondere ist im Rahmen einer Vergabedokumentation eine Begründung im Einzelnen erforderlich, soweit von vergaberechtlichen Ausnahmetatbeständen Gebrauch gemacht wird. Nach der ständigen Rechtsprechung hat der Auftraggeber die Begründung der Auswahlentscheidung nicht nur formelhaft zu begründen, sondern muss eindeutig erkennen lassen, warum ein bestimmter Bewerber ausgeschlossen oder nicht berücksichtigt wurde. Lässt sich aus der Vergabeakte nicht feststellen, wer genau die Wertung wann und auf welcher Grundlage und anhand welcher (Unter-)Kriterien vorgenommen hat, sind die Aufzeichnungen nicht transparent und die Dokumentationspflicht wurde verletzt.


Rechtsfolgen:

Die Rechtsfolgen von Dokumentationsfehlern können erheblich sein, weil die Vorschriften über die Dokumentationspflichten grundsätzlich Bieterschutz entfalten. Eine unzureichende, fehlerhafte oder fehlende Verfahrensdokumentation kann dazu führen, dass das Verfahren nach einer Überprüfung, in den Stand vor der fehlerhaften Dokumentation zurückversetzt wird, etwa durch eine Neubewertung der Angebote, aber auch durch eine Wiederholung der Angebotsphase oder sogar einer vollständigen Wiederholung des Verfahrens durch erneute Auftragsbekanntmachung.


Fazit:

Die Pflicht zur Dokumentation obliegt stets dem öffentlichen Auftraggeber selbst. Dies unabhängig davon, ob sich der Auftraggeber bei der Durchführung des Vergabeverfahrens von Dritten unterstützen lässt. Soweit Unsicherheiten hinsichtlich der Dokumentationspflicht und Inhalt besteht, sollte sich der Auftraggeber rechtlichen Rat bei einer, für Vergaberecht spezialisierten Kanzlei einholen. Die schweren vergaberechtlichen Konsequenzen die sich aus dem Verstoß gegen die Dokumentationspflichten ergeben können, wiegen demgegenüber bereits aus finanzieller Sicht ungleich höher.


Zum Autor:

Rechtsanwalt Karl Heuser ist Experte im Vergaberecht. Er berät und vertritt Bieter und öffentliche Auftraggeber deutschlandweit in allen Belangen des Vergaberechts.

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